Organiser une soirée d’association à thème en restant zen : 9 étapes

Les soirées associatives se déclinent sous des formes très différentes, selon le type d’association (sportive, éducative, de quartier, de producteurs locaux, etc.), le public ciblé et les objectifs. Il en existe 2 types : 

Les soirées privées

Elles sont réservées aux membres (ou anciens membres) de l’association, ainsi qu’à leurs familles. Il s’agit généralement : 

• de réunions festives annuelles : arbre de Noël, anniversaire associatif, dîner de fin d’année scolaire, etc. ; 
• de célébrations ponctuelles : départ en retraite, intégration de nouveaux membres, lancement d’un projet, succès associatif, etc. 

Les soirées ouvertes au public

On distingue le grand public (tout le monde dans la mesure de la capacité d’accueil du lieu) d’un groupe d’invités précis (sponsors, communauté de résidents, entreprises, etc.). Les buts des événements ouverts à un public extérieur sont multiples : 

• faire connaître l’association pour gagner de nouveaux adhérents ou recruter des bénévoles ;
• récolter des fonds pour soutenir un projet ou une cause de type culturel, social, écologique, etc. ;
• trouver de nouveaux partenaires ou donateurs, et consolider les relations avec ceux qui le sont déjà ; 
• offrir une formation sur un sujet ou une problématique précise, grâce à une conférence par exemple ; 
• etc.

Celui-ci semble parfois évident en fonction du contexte : Noël, les mers et océans si vous militez pour leur protection, la Nouvelle-Orléans si la raison d’être de votre association est le jazz, etc. Mais il arrive aussi que le choix du thème soit plus libre et soulève certains débats, aboutissant à un vote interne. Un petit conseil : cherchez à surprendre vos invités avec une idée originale et accrocheuse, en cohérence bien sûr avec le pourquoi de la manifestation.

Déterminer le budget (et s’y tenir) est indispensable pour éviter les déconvenues. Faites vos calculs au niveau global, puis pour chaque prestation : location d’une salle et de matériel (chaises, tables, etc.), nourriture, concert ou spectacle, animations de soirée d’association, etc. Les communes mettent parfois à disposition des locaux à titre gracieux. Grâce à une collaboration avec une entreprise, vous pouvez bénéficier de parrainages et de dons. Dans le cas d’une soirée payante, le prix d’entrée dépendra… du budget !

Planifier l’événement plusieurs semaines, voire plusieurs mois, à l’avance, vous épargnera une bonne dose de stress ! Vous ne risquez pas d’être hors délai pour faire les demandes d’autorisation nécessaires, souscrire une assurance, programmer les animations originales de votre soirée associative, etc. Cela vous laisse le temps de faire la promotion du spectacle ou de la soirée dansante, et vos invités ont plus de chances d’être disponibles !

Dehors, dans la rue ou dans un parc, dans une salle des fêtes, un gymnase ou une cantine d’école : les options ne manquent pas ! N’oubliez pas que les rassemblements sur la voie publique sont soumis à plusieurs autorisations et à certaines règles strictes de sécurité. Si vous avez le moindre doute, contactez la mairie de la commune où sont prévues les festivités.

Renseignez-vous sur les autorisations requises pour organiser l’événement associatif de votre choix. Elles varient selon vos projets, et sont nécessaires pour diffuser de la musique, tenir une buvette ou un bar, organiser un loto, etc.

Partez en quête des serveurs, musiciens et animateurs pour le jour J. Gardez à l’esprit que la satisfaction générale dépendra d’eux en grande partie. Dans le cas d’une prestation artistique avec entrée payante, un conseil : faites appel à des professionnels ! Une billetterie, manuelle ou en ligne, est obligatoire à partir du moment où l’événement est à but lucratif.

Souscrire une assurance « responsabilité civile organisateur » est une obligation légale. Elle couvre les dommages matériels et immatériels, dégâts corporels, allergies alimentaires, atteintes à l’environnement, etc. Certaines garanties sont optionnelles. Pour profiter pleinement de votre soirée festive, rien ne vaut la tranquillité d’esprit !

Prévenez les invités par e-mail ou par la poste, au moins 3 semaines à l’avance. Pour les partenaires, sponsors ou membres bienfaiteurs, rien de mieux qu’une invitation personnalisée ! Dans le cas d’une manifestation portes ouvertes, utilisez tous les canaux de diffusion pour la promouvoir : réseaux sociaux, affiches, flyers, banderoles, presse écrite, etc.

Les critères à prendre en compte

L’envie et la fantaisie sont d’excellents critères pour définir le thème d’une soirée festive d’association. Mais veillez quand même à ce que celui-ci soit compatible avec : 

• le public ciblé (âge, centres d’intérêts, etc.) ;
• le type de relation entre votre association et les invités : préférez une soirée décontractée « ᠎retour en enfance » en interne, et une soirée chic de gala avec une entreprise partenaire ; 
• le lieu et la saison ; 
• les valeurs de l’association. 

La cohérence thématique : le plus qui fait toute la différence

L’harmonie et le souci du détail contribuent à créer une atmosphère dépaysante et agréable, et à véhiculer une image de qualité. Dans la mesure du possible, accordez à votre thème à tous les éléments suivants : 

• au lieu et au décor (quoi de mieux qu’une soirée cabaret… dans un décor de cabaret !) ;
• au dress code : consignes vestimentaires et déguisements ;
• aux cocktails et à la nourriture ;
• aux animations et jeux pour soirée d’association ; 
• à la parade ou au spectacle ;
• et bien sûr : à la musique, qu’il s’agisse d’une simple diffusion, d’un concert en live ou d’une prestation DJ. 

Quelques idées de thématiques de soirée

Les possibilités sont infinies, mais voici quelques suggestions pour vous inspirer… ! Pour une soirée purement festive, vous pouvez opter pour un thème en lien avec : 

• l’Histoire : Préhistoire, Moyen Âge, Marie-Antoinette, les Années folles, etc.
• les voyages et cultures du monde : le Far West, Bollywood, sous les tropiques, Nouvelle-Orléans, un pays en particulier ;
• le cinéma et l’imaginaire : Walt Disney, les super-héros, un film ou une série, personnages de fantasy, mangas ou jeux vidéos, etc.
• un code vestimentaire insolite ou pas : une couleur (rayé, fluo, rouge), un style (rétro, pyjama, festival de Cannes, soirée chic détail choc), etc.

Et pour que vos soirées associatives deviennent des rendez-vous incontournables : dressez toujours un bilan et prenez note « pour la prochaine fois » de chaque petit détail à améliorer !

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